С 1 июля начинает действовать новый стандарт работы с первичкой и трудовыми книжками.

Администрация Лужского муниципального района > Органы МСУ > Администрация района > Отраслевые органы администрации > Комитет экономического развития и инвестиционной деятельности > Отдел экономики и потребительского рынка > Новости экономики

С 1 июля начинает действовать новый стандарт работы с первичкой и трудовыми книжками. - 03.07.2018

С 1 июля 2018 года начинает действовать новый стандарт работы с первичкой и трудовыми книжками.

С 1 июля 2018 года начинает действовать приказ Роструда от 25 мая 2017 г. № 435-ст, изменивший правила, по которым организации-работодатели заверяют копии. Фактически этим документом чиновники вводят в работу кадровиков новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

После его вступления в силу работодателям придется обязательно ставить в копиях трудовых книжек и других первичных документов работников, направляемых в сторонние учреждения и компании, отметку о том, где хранится оригинал. Также меняется формулировка заверения копии документа, которая остается внутри организации.

Требования к делопроизводству по новому ГОСТу.

Комментарии

Внутренние копии деловой документации заверяются по-новому.

По новому ГОСТу представитель организации, которому требуется копия документа, должен заверить ее не просто словом «Верно», а указать в записи свою должность, расшифровку подписи и дату заверения копии.
Это касается заверения так называемых внутренних копий деловой документации.

Например, в ситуации, когда отдел по кадрам копирует документы для структурных подразделений, например бухгалтерии, или наоборот.

Новые требования для копий документов, направляемых в другие организации.

Если же копии документов должны быть направлены в другую организацию или учреждение, то новые правила требуют указывать место, где хранится оригинальный экземпляр документа, например, той же трудовой книжки.
При этом в записи или штампе должно быть указано не только наименование организации или ФИО гражданина, но и фактический адрес.

Например, запись может выглядеть так:

Верно. Подлинник документа хранится в ООО “Навигатор успеха” по адресу: город Москва, Палатный переулок, дом 24, оф. 55 в деле № 102 за 2017 год.
Инспектор по кадрам подпись Сергеева /Сергеева Н.И./
12.05.2018

Эту запись свой личной подписью должен заверить уполномоченный сотрудник. Подпись должна обязательно быть с расшифровкой.
Если организация-работодатель использует круглую печать, то на записи необходим ее оттиск.

Многие кадровики начали использовать новые правила в работе раньше официального вступления в силу нового ГОСТа, т.к. Роструд выпустил информацию о его применении на практике заранее. В ней Роструд разъяснил, что если трудовые книжки хранятся не в номенклатурном деле, а в сейфе, то, по мнению экспертов Роструда, в формулировке достаточно указать только место хранения оригинала трудовой книжки без указания номера дела и года.

Руководители компаний несут персональную ответственность за правильную организацию делопроизводства. Поэтому именно им может грозить штраф, предусмотренный статьей 13.20 КоАП РФ, за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов, в том числе за несоблюдение нового ГОСТа. Его размер составляет от 300 до 500 рублей на должностных лиц.

Дата редактирования: 03-07-2018 в 09:46Редактор Новоенко Н.С.
Вернуться к списку новстей