Отчёт о работе

Администрация Лужского муниципального района > Социальная сфера > Архивный сектор > Отчёт о работе

Отчёт о работе

ОТЧЕТ архивного отдела за 2016год

Для обеспечения физической сохранности документов, находящихся на хранении в архивном отделе и в связи с их интенсивным использованием в работе, в 2016 году улучшено физическое состояние (перешиты и поменяны обложки): 10 дел постоянного хранения Исполнительного комитета Лужского горисполкома за 1981 год(1кв.); 20 дел Администрации Лужского района за 1994-1995 годы, (2кв.); 10 дел по личному составу совхоза «Серебрянский» за 1982-1990 годы (3кв.) и 10 дел по личному составу Лужского Райпотребсоюза за 1986-1991 годы. (4кв.). Итого за год 50ед.хр

Проведена проверка наличия и состояния документов фондов: совхоз «Лужский» -100 дел за 1977-1988 годы - документы постоянного хранения и 150 дел за 1977-1985 годы - документы по личному составу (1кв.), совхоз им.Володарского 100 дел за 1977-1987 годы - документы постоянного хранения и 50 дел за 1970-1976 годы - документы по личному составу (2кв.), совхоз «Красный Маяк» 50 дел за 1980-1988 годы –документы постоянного хранения (3кв.); Отдел ЖКХ 50 дел за 1980-1989 годы-документы постоянного хранения (4кв.)

Итого за год проверено 500ед.хр.-управленческой документации и 400ед.хр. по личному составу.

Проведена работа по нумерации в делах:

1.управленческой документации в фондах: Лужский лесхоз-500листов(1кв.), Лужское ГОРОНО-550листов(22кв.), Лужский и Ям-Тесовский сельские Советы-500листов(3кв.), Отдел ЖКХ -500листов(4кв.);

Итого за год пронумеровано 2050листов

2.по личному составу в фондах: совхоз «Серебрянский»-200 листов(1кв.), Лужские Профессиональные училища №220 и №246 - 300листов(2кв.),Комитет соц.защиты населения и Лужская типография – 700листов(3кв.), Лужский торг-900листов(4кв).

Итого за год пронумеровано 2100листов

При работе с управленческой документацией проверена нумерация в делах следующих фондов: Лужское РАЙПО- 250 листов(1кв.), Отдел культуры - 250 листов(2кв.), Отдел ЖКХ Лужской администрации - 250листов, Лужская санаторная школа- 250листов(4кв.)

Итого за год проверено 1000листов

При работе с документами по личному составу проверена нумерация листов в делах следующих фондов: Лужское автопассажирское предприятие-250листов(1кв.), Лужское РАЙПО - 250листов(2кв.), Торфопредприятие Тесово-4 - 250листов(3кв.), Лужский межсовхозный лесхоз - 250листов(4кв.).

Итого за год проверено1000листов

Проведено картонирование вновь принятых дел документов постоянного хранения Администрации МО «Лужский район»-150дел(1-3кв.), Лужской санаторной школы -50дел(4кв.), всего за год закартонировано 200 дел;

дел по личному составу совхоза «Серебрянский» - 50дел(1кв), АОЗТ «Серебрянское»-50дел(2кв.), СПК «Серебрянка» - 100дел(3кв.), АОЗТ «Скреблово» - 200дел(4кв.) , итого за год закартонировано 400 дел.

В связи с приёмом на хранение дел постоянного хранения совхоза «Серебрянский», АОЗТ «Серебрянское»,СПК «Серебрянка» Администрации МО «Лужский район» картонированием и рациональным расположением документов проведено внутриархивное перемещение документов: 25 коробок Администрации МО «Лужский район» за 1997-2002 годы (1кв.), 25 коробок МО «Лужский район» за 2003-2005 годы (2 кв.), 25 коробок совхоза «Серебрянский» (3 кв.), 25 коробок АОЗТ «Серебрянский» и СПК «Серебрянское» (4 кв.)

итого за год 100 коробок-папок .

В целях профилактики биологического повреждения документов, улучшения их физического состояния, поддержания оптимальных условий для хранения проведено обеспыливание с выемкой документов следующих организаций: совхоз «Волошовский» -29 коробок документов постоянного хранения за 1978-1989 годы (1кв.) и 26 коробок документов по личному составу за 1966-1976 годы(2кв.), совхоз «Правда» -36 коробок документов постоянного хранения за 1977-1989 годы и 39 коробок документов по личному составу за 1944-1976 годы; всего за год 130 коробок-папок

обеспыливание без выемки дел 110 коробок документов постоянного хранения сельских Советов Лужского района (внутриархивное перемещение) (1кв.) и 70 коробок документов по личному составу строительного профиля: ПМК-75,СУ-233,ПМК-293,ПМК-106, МК-49 за 1970-1986 годы.

Всего за год 180 коробок-папок

Проведена санитарно - гигиеническая обработка (дезинфекция) средств хранения в хранилищах № 1 и № 2.

Проводились систематические наблюдения за рабочим состоянием приборов, регистрирующих температурно-влажностный режим в хранилищах и противопожарным состоянием, регистрация показаний в журналах.

В связи с приёмом документов на хранение ,проводился учёт фондов и документов :

- постановка на учёт вновь принятых 3 фонда: Производственное полиграфическое объединение №1 «Лужская типография» фонд-№389; Акционерное общество закрытого типа «СПЕЦСТРОЙ» фонд-№390; Лужское районное управление эксплуатации мелиоративных систем и водохозяйственных сооружений фонд-№391;(3кв.)

- постановка на учёт вновь принятых документов от организаций по существующим 16 фондам: Лужское ДРСУ фонд №120,Совхоз «Красный Маяк» фонд №37-Л, Филиал ОАО «Запсельэлектрострой» Лужский завод ЖБИ фонд №373, Комитет по координации деятельности агропромышленного комплекса фонд №31-Л; МУП «Лужское жилищное хозяйство» фонд №374, ОАО «Управляющая компания «г.Луга» фонд №344,Лужский ГИВЦ фонд №28-Л, Лужское ГОРОНО(Толмачевский детский сад) и Торошковская восьмилетняя школа фонд №54-Л, ОТБ Лужского РАЙПО (Лужский колхозный рынок) фонд №248-Л, Торошковский сельский Совет фонд №20-Л, (10фондов-1кв.);Оредежская средняя школа фонд №293, Отдел культуры МО «Лужский район» фонд №69-Л, Толмачевский детский дом фонд №72-Л,(3фонда-2кв.) Лужская головная передвижная механизированная колонна фонд №184,(1фонд-3кв.) Племенной зверосовхоз «Пионер» фонд №239, Лужский технический центр «Орбита-сервис» фонд №282(2фонда-4кв.).

Составлено 2 паспорта архива (документов архивного отдела администрации Лужского муниципального района и документов собственности Ленинградской области).

В связи с проверкой наличия проведена выверка учётных документов 2-х фондов: фонд №56 (ЦРБ им.В.И.Ленина) и фонд №55 (Отдел культуры Лужского горисполкома) (2кв.).

Проводилось усовершенствование и переработка описей дел по основной деятельности и описей дел по личному составу Толмачевского детского дома за 1977-2005 годы: по основной деятельности - 9заголовков, по личному составу -14заголовков

В течение года проводилась каталогизация документов и составлены 50 карточек по документам постоянного хранения Администрации МО «Лужский район» за 2005-2008 годы (130 дел) по теме «Предоставление земли в аренду и собственность для организации и установки торговых ларьков, газовых установок, автостоянок на территории города и района, ведения крестьянских хозяйств в Лужском районе», перерегистрация уставов образовательных учреждений города и района.

Продолжено составление дополнений к историческим справкам фондов и составлено 8 дополнений: фонд №120- Лужское дорожное ремонтно-строительное управление, фонд №37 -совхоз «Красный Маяк», фонд №28 -Лужский ГИВЦ, фонд 248 -ОТБ Лужского РАЙПО (Лужский колхозный рынок), фонд №293 -Оредежская средняя школа, фонд №69- Отдел культуры МО «Лужский район» , фонд №72- Толмачевский детский дом.

Продолжена работа с картотеками:

- по истории организаций, учреждений и предприятий города и района составлено 4 карточки ( фонд №282- «Лужский технический центр «Орбита-сервис», фонд №391 - Лужское районное управление эксплуатации мелиоративных систем и водохозяйственных сооружений, фонд №390- АОЗТ «Спецстрой», фонд №389 -Производственное полиграфическое объединение №1 «Лужская типография»);

- по административно-территориальному делению района составлены 2 карточки (пос.Межозерный Межозерного с/п, дер.Турово Заклинского с/п).

В 2016 году приняты на хранение документы в количестве 5 дел управленческой документации и 811 дел по личному составу.

В 2016 году утверждены на ЦЭПМК архивного управления Ленин-градской области описи дел постоянного хранения: Торковичское с/п-59 заголовков (1кв.), Межозерная волость - 68заголовков, Скребловское с/п – 47заголовков (2кв.), Торковичское с/п -10заголовков, Мшинское с/п -81заголовок и Дзержинское с/п – 47заголовков , Толмачевского детского дома - 60 заголовков

итого за год 372 заголовка

и согласованы на ЭПМК администрации Лужского муниципального района описи дел по личному составу : ОАО «УК г.Луга» , МУП «Лужское жилищние хозяйство»-7заголовков (1кв.); ОАО «Производственное полиграфическое предприятие №1 «Лужская типография»-42 заголовка (2кв.); Лужская головная ПМК -187заголовков, АОЗТ «Спецстрой» -55заголовков (3кв.); Лужский торг -312заголовков, ОАО «Лужский торг»-70заголовков (4кв.)

итого 673 заголовка

В течение года продолжено ведение 2-х списков учреждений и организаций-источников комплектования архивного отдела.

В 2016 году разработаны:

- 6 номенклатур дел на 2016 год: Администрации Лужского муниципального района, Лужское лесничество филиала ЛОГКУ «Ленобллес», МДОУ «Осьминский детский сад», МОУ «Вечерняя(сменная) общеобразовательная школа, МДОУ «Детский сад №19» (1кв.); МОУ «Лужская школа искусств» (4кв.);

- 4 Положения об архиве и ЭК организаций: ГАПОУ ЛО «Лужский агропромышленный техникум», МДОУ «Детский сад №15(1кв.), ГКС(к)ОУ ЛО «Лужская специальная(коррекционная) общеобразовательная школа-интернат», Инспекция налоговой службы.(2кв.)

- 4 акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению: Администрации Лужского муниципального района (отдел бухгалтерского учета , общий отдел ), Комитета финансов Лужского МР (1-3 кв.).

Согласованы на ЭПМК администрации Лужского муниципального района:

- 6 номенклатур дел на 2016 год организаций: Администрации Лужского муниципального района, Лужское лесничество филиала ЛОГКУ «Ленобллес», МДОУ «Осьминский детский сад», МОУ «Вечерняя(сменная) общеобразовательная школа, МДОУ «Детский сад №19» , МОУ «Лужская школа искусств» (1кв.);

- 4 Положения об архиве и ЭК организаций: ГАПОУ ЛО «Лужский агропромышленный техникум», МДОУ «Детский сад №15(1кв.), ГКС(к)ОУ ЛО «Лужская специальная(коррекционная) общеобразовательная школа-интернат», Инспекция налоговой службы.(2кв.)

- 4 акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению организаций: Администрации Лужского муниципального района (отдел бухгалтерского учета , общий отдел ), Комитета финансов Лужского МР (1-3 кв.).

Проведены 4 семинара по вопросам делопроизводства и архивного дела согласно плана проведения семинарских занятий.

Оказана методическая помощь по вопросам организации архивов, экспертизы ценности документов, их упорядочения, составления описей дел и актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения ответственным лицам с посещением организаций: ГКООУ «Лужская средняя школа №5», ГКОУ «Лужский дом ребенка», Серебрянское с/п (1кв.), ГП «Лужское ДРСУ», Володарское с/п(2кв.), Мшинское с/п, Скребловское с/п (3кв),Торковичское с/п, Торошковское с\п, ГКМО «Толмачевский детский дом» (4кв.). Всего 10посещений

В архивном отделе, по телефону и при помощи электронной почты оказаны консультации ответственным лицам за делопроизводство и архивы организаций по вопросам экспертизы ценности документов, их упорядочения, составления описей дел и актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения ( 40 чел.)

В 2016 году продолжена справочная работа и исполнено 1093 тематических запросов, по вопросам «выдача копий и выписок из Решений, Постановлений, Распоряжений, Приказов о предоставлении земельных участков частным лицам и организациям, о предоставлении муниципального жилья, о приватизации жилья , о разрешении и узаконении строительств, об опекунстве и усыновлении, о регистрации и реорганизации предприятий и организаций и др.», а также 700 социально-правовых запросов по вопросам «выдача архивных справок о подтверждении трудового, льготного стажа и учёбы, начисления заработной платы и др». В 2016 году принимали участие в прямом эфире студии телевидения «Луга online-TV», на котором освещалась следующая информация:

1.Порядок выдачи архивных выписок и копий, архивных документов, подтверждающих право на землю и иные имущественные права.

2.Порядок выдачи архивных выписок и копий, архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, которые предусматривают их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций, в соответствии с действующим законодательством.

В течение 2016 года на личном приёме принят 521 человек.

Во 2кв. 2016 года разработаны 3 нормативно-организационных документа:

- Административного регламента предоставления архивным отделом муниципальной услуги и исполнения муниципальной функции «Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации» в новой редакции;

- Административного регламента предоставления архивным отделом муниципальной услуги и исполнения муниципальной функции новой редакции « Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов по определённой проблеме, теме, событию, факту»;

В течение 2016 года проведены 12 заседаний ЭПМК администрации Лужского муниципального района.

В 2016 году проводилась установка стеллажного оборудования (7 стеллажей - всего 30 погонных метров)

ОТЧЕТ о работе Архивного отдела за 2016 год

ПАСПОРТ АРХИВА на 01.01.2016г.

СВЕДЕНИЯ об изменениях в составе и объеме фондов постояннного хранения на 01.01.2016г.

СВЕДЕНИЯ об изменениях в составе и объеме фондов документов по личному составу на 01.01.2016г.

ОТЧЕТ о работе Архивного отдела за 2015 год

Для обеспечения физической сохранности документов, находящихся на хранении в архивном отделе и в связи с их интенсивным использованием в работе, в 2015 году улучшено физическое состояние (перешиты и поменяны обложки) 10 дел постоянного хранения Исполнительного комитета Лужского горисполкома за 1980-1985 годы(1кв.), 20 дел Администрации Лужского района за 1993-1996 годы, (2кв.), 10 дел по личному составу: Толмачевского ПО, Оредежского ПО за 1982-1997 годы (3кв.) и 10 дел по личному составу Лужского РТП за 1987-1992 годы. (4кв.).

Проведена проверка наличия и состояния документов фондов: совхоз «Серебрянский» -290 дел за 1977-1988 годы - документы постоянного хранения и 180 дел за 1977-1985 годы - документы по личному составу (1кв.), совхоз им.Дзержинского 150 дел за 1944-1976 годы - документы постоянного хранения и 180 дел за 1944-1990 годы - документы по личному составу (2кв.), совхоз «Красный Маяк» 100 дел за 1977-1988 годы –документы постоянного хранения и 100 дел за 1961-1987 годы - документы по личному составу (3кв.); Отдел культуры 160 дел за 1980-1989 годы-документы постоянного хранения и 90 дел за 1992-1996 годы - документы по личному составу (4кв.)

При работе с управленческой документацией Лужского РАЙПО было проверено 500 листов и пронумеровано 1050 листов, Отдела культуры проверено 1000 листов, пронумеровано 1500 листов; документами Лужского РАЙПО по личному составу за 1977-1996 годы обнаружено частичное нарушение и отсутствие нумерации было проверено 1000 листов и пронумеровано 400 листов, Толмачевского ПО проверено 1000 листов и пронумеровано 1800 листов.

Проведено картонирование вновь принятых дел постоянного хранения совхоза «Мичуринский», документов постоянного хранения Администрации Лужского городского поселения (постановления, распоряжения), Администрации МО «Лужский район» всего закартонировано 200 дел; вновь принятых дел по личному составу Лужского РАЙПО всего 100 дел.

Проводились работы по перешифровке дел следующих организаций: Лужского горисполкома за 1986-1987 годы, Администрации Лужского района за 1993 год, Администрация Мшинского сельского Совета за 1992-1993 годы, всего перешифровано 200 дел.

В связи с приёмом на хранение дел постоянного хранения совхоза «Мичуринский», Администрации МО «Лужский район» картонированием и рациональным расположением документов проведено внутриархивное перемещение документов :25 коробок Администрации Лужского района за 1993-1995 годы (1кв.), 25 коробок МО «Лужский район» (2 кв.), 25 коробок Лужской ЦРБ (3 кв.), 25 коробок Мшинского сельского Совета и Осьминского сельского Совета(4 кв.)- всего 100 папок.

В целях профилактики биологического повреждения документов, улучшения их физического состояния, поддержания оптимальных условий для хранения проведено обеспыливание с выемкой документов следующих организаций: совхоз «Красный Маяк» 29 коробок документов постоянного хранения за 1977-1989 годы и 26 коробок документов по личному составу за 1966-1989 годы, совхоз им.Дзержинского 36 коробок документов постоянного хранения за 1977-1989 годы и 39 коробок документов по личному составу за 1980-1990 годы; обеспыливание без выемки дел 115 коробок документов постоянного хранения сельских Советов Лужского района (внутриархивное перемещение) и 75 коробок документов по личному составу торгового профиля: Толмачевское ПО, Оредежское ПО, Хлебокомбинат Лужского РАПО Лужского РТП за 1950-1986 годы.

В связи с приёмом документов на хранение проводился учёт фондов и документов:

- постановка на учёт вновь принятых 4 фонда: Лужский ГОРКООПТОРГ фонд-385; ООО «Ремонтно-строительное управление» фонд-386; ЗАО - СПК «Мичуринское» фонд Л-387; ЗАО «СТИЛЬ» фонд-388;

- постановка на учёт вновь принятых документов от организаций по существующим 5 фондам: совхоз «Мичуринский» фонд №39; совхоз «Мичуринский» фонд Л-39, МУП «Лугажилкомхоз» и Лужское ЖРЭП фонд Л-316, Лужское РСУ фонд Л-206, Правление Лужское РАЙПО, Кооперативное оптово-розничное предприятие фонд Л-248, Оредежское ПО фонд Л-86; Толмачевское ПО фонд Л-257;Лужское РТП, Осьминское РТП фонд Л-249; ПМК-287 треста №64 «Главзапстроя» фонд Л-301; ГОРСО Лужского горисполкома фонд Л-1; Лужская специальная школа – интернат ГОРОНО Лужского горисполкома фонд Л-54 .

В связи с проверкой наличия проведена выверка учётных документов 2-х фондов: фонд №39 (совхоз «Мичуринский») и фонд №54 (ГОРОНО Лужского горисполкома).

Проводилось усовершенствование и переработка описей дел по основной деятельности Администрации МО «Лужский район» за 2005 год и описей дел по личному составу организаций: Правление Лужского РАЙПО за 1986-1997 годы, Оредежское ПО за 1980-1987 годы; Лужское торговое объединение за 1973-1979 годы; Лужская специальная школа-интернат ГОРОНО Лужского горисполкома за 1977-1991 годы; совхоз «Мичуринский» за 1986-1997 годы; Толмачевский детский дом Лужского ГОРОНО за 1977-2001 годы; Лужское ДРСУ за 1991-2012 годы.

В течение года проводилась каталогизация документов и составлены 60 карточек по документам постоянного хранения Администрации Лужского района и Администрации МО «Лужский район» за 1992-2006 годы (150 дел) по теме «Предоставление земли в аренду и собственность для организации и установки автозаправочных станций, гаражей, автостоянок на территории города и района, ведения крестьянских хозяйств в Лужском районе», перерегистрация уставов образовательных учреждений города и района.

Продолжено составление дополнений к историческим справкам фондов и составлено 8 дополнений: фонд №46 - совхоз «Серебрянский», фонд №47 – совхоз «Скреблово», фонд №39 совхоз «Мичуринский», фонд №54 Лужская специальная школа-интернат ГОРОНО Лужского горисполкома; фонд Л-1 ГОРСО Лужского горисполкома; фонд Л-248 Правление Лужского РАЙПО; Л-249 Лужское ПО и Лужское РТП.

Продолжена работа с картотеками:

- по истории организаций, учреждений и предприятий города и района составлено 6 карточек (МУП «Лужское жилищное хозяйство», Лужское ремонтно-строительное управление(РСУ), ООО «РСУ», АОЗТ-ЗАО «Мичуринское», ЗАО «СТИЛЬ», Лужский ГОРКООТОРГ;

- по административно-территориальному делению района и составлены 2 карточки (пос.Межозерный Межозерного с/с, дер.Турово Лужского с/с).

Продолжено ведение базы данных и введено: 4 фонда: фонд Л-386 ООО «РСУ» за 2010-2012 годы; фонд Л-385 Лужский ГОРКООПТОРГ за1988-1992годы; фонд Л-388 ЗАО «Стиль» за 1992-2015годы; фонд- 387 ЗАО «Мичуринский»-СПК «Мичуринский» за 1998-2014годы; Внесено 250 заголовок дел постоянного хранения Госплемзавод «Звездочка» (фонд №34).

В 2015 году приняты на хранение документы в количестве 57 дела управленческой документации: совхоз "Мичуринский"

913 дел по личному составу.:совхоз "Мичуринский; ЗАО "Стиль"; Лужская специальная школа"; ГОРСО Лужского горисполкома; ПМК №287; Осьминская РТП; Лужское ПО; Лужское РТП; ОТП Лужского РАЙПО; ГОРКООПТОРГ Лужского РАЙПО; Толмачевское ПО ; Оредежское ПО; Правление Лужского РАЙПО; ООО "РСУ" МУП "Лугажилкомхоз" ,Лужское ЖРЭП, Лужское РСУ.

В 2015 году утверждены на ЦЭПМК архивного управления Ленинградской области описи постоянного хранения (266 заголовка) и согласованы на ЭПМК администрации Лужского муниципального района описи дел по личному составу (862 заголовков) (приложения № 3 и № 4).

В течение года продолжено ведение 2-х списков учреждений и организаций-источников комплектования архивного отдела.

В 2015 году разработаны:

- номенклатуры дел на 2015 год: Администрации Лужского муниципального района, МДОУ «Детский сад №23» (1кв.); МОУ «Лужская школа искусств» (4кв.);

- 2 акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению: отдела кадров Администрации Лужского района за 2010 год, Администрации Лужского муниципального района (отдел бухгалтерского учета , общий отдел за 2010 год) (1-3 кв.).

Согласованы на ЭПМК администрации Лужского муниципального района:

- 13 номенклатур дел на 2015 год организаций: ГКМО «Толмачевский детский дом», ГБУЗ ЛО «Лужская МБ», МДОУ «Детский сад №23», МДОУ «Осьминский детский сад»; ЛОГКУ «Лужский ПНИ, МДОУ «Детский сад №15», Комитет социальной защиты населения администрации ЛМР, МКУ «СРЦН «Семья», МАУ «Лужский ЦСО», МОУ «Володарская средняя общеобразовательная школа», ГКС(к)ОУ ЛО «Лужская специальная (коррекционная) общеобразовательная школа-интернат»; МОУ «Лужская школа искусств» на 2016 год;

- 7 актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению организаций : Отдел государственной статистики в г.Луге, ГБУЗ ЛО «Лужская МБ»; отдел кадров Администрации Лужского муниципального района за 2010 год, Администрации Лужского муниципального района (отдел бухгалтерского учета и общий отдел за 2010 год); ЛОГКУ «Лужский ПНИ»; ГКМО «Толмачевский детский дом»; Комитет финансов администрации ЛМР; ГКС(к)ОУ ЛО «Лужская специальная(коррекционная) общеобразовательная школа-интернат»;

- 4 Положения об архиве организаций: ЭК (в документах по личному составу, МДОУ «Детский сад №15, ГКС(к)ОУ ЛО «Лужская специальная(коррекционная) общеобразовательная школа-интернат», Инспекция налоговой службы.

В течение 2015 года проведены 12 заседаний ЭПМК администрации Лужского муниципального района.

Оказана методическая помощь по вопросам организации архивов, экспертизы ценности документов, их упорядочения, составления описей дел и актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения ответственным лицам с посещением организаций: ГКООУ «Лужская средняя школа №5», ГКОУ «Лужский дом ребенка» (1кв.), ГП «Лужское ДРСУ», Комитет по управлению муниципальным имуществом администрации Лужского муниципального района, Лужское РАЙПО, Совет депутатов Лужского муниципального района (2кв.), ГКС (к) ОУ ЛО «Лужская специальная школа-интернат» (3кв.), Отдел культуры и спорта администрации Лужского муниципального района, ГКМО «Толмачевский детский дом» (4кв.). В архивном отделе, по телефону и при помощи электронной почты оказаны консультации ответственным лицам за делопроизводство и архивы организаций по вопросам экспертизы ценности документов, их упорядочения, составления описей дел и актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения( 70 чел.).

В 2015 году продолжена справочная работа и исполнено 1170 тематических запросов, по вопросам «выдача копий и выписок из Решений, Постановлений, Распоряжений, Приказов о предоставлении земельных участков частным лицам и организациям, о предоставлении муниципального жилья, о приватизации жилья , о разрешении и узаконении строительств, об опекунстве и усыновлении, о регистрации и реорганизации предприятий и организаций и др.», а также 730 социально-правовых запросов по вопросам «выдача архивных справок о подтверждении трудового, льготного стажа и учёбы, начисления заработной платы и др». В течение 2015 года на личном приёме принято 1200 человек.

В 2015 году архивным отделом:

обновлены стенды постоянно действующих 2-х выставок: «Хроника архивного строительства» в связи с 97-летием государственной архивной службы и «История земли Лужской», посвященная Дню города.
принимали участие в прямом эфире студии телевидения «Луга online-TV», на котором освещалась следующая информация: 1.Порядок выдачи архивных выписок и копий, архивных документов, подтверждающих право на землю и иные имущественные права. 2.Порядок выдачи архивных выписок и копий, архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, которое предусматривает их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций, в соответствии с действующим законодательством.
Подготовлено выступление-презентация «Архивные документы и их использование в работе архивного отдела администрации Лужского муниципального района» на Совете депутатов Лужского муниципального района.
Проведены 4 семинара по вопросам делопроизводства и архивного дела согласно плана проведения семинарских занятий.

2015 года разработаны проекты нормативно-организационных документов:

- Проект административного регламента предоставления архивным отделом муниципальной услуги и исполнения муниципальной функции «Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации» в новой редакции;

- Проект административного регламента предоставления архивным отделом муниципальной услуги и исполнения муниципальной функции новой редакции « Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов по определённой проблеме, теме, событию, факту»;

В 2015 году проводилась установка стеллажного оборудования (5 стеллажей - всего 5 погонных метра).

Проведена санитарно - гигиеническая обработка (дезинфекция) средств хранения в хранилищах № 1 и № 2. Проводились систематические наблюдения за рабочим состоянием приборов, регистрирующих температурно-влажностный режим в хранилищах и противопожарным состоянием, регистрация показаний в журналах.

Ремонт помещений и хранилищ архива, установка и замена пожарно-охранной сигнализации в 2015 году не производились.

ОТЧЕТ о работе Архивного отдела за 2014 год

Для обеспечения физической сохранности документов, находящихся на хранении в архивном отделе и в связи с их интенсивным использованием в работе, в 2014 году улучшено физическое состояние (перешиты и поменяны обложки) 19 дел постоянного хранения Администрации Лужского района за 1995-1996 годы, (1кв.), 10 дел по личному составу Отдела культуры Лужского горисполкома, Оредежской районной больницы за 1976 год, Лужского химического завода за 1974 год, РТП Лужского РАЙПО за 1982-1986 годы (2кв.), 11 дел по личному составу совхозов «Серебрянский», «Новый Мир» и «Сокол» (3кв.) и 10 дел по личному составу Лужского ДРСУ, Лужского Леспромхоза. (4кв.).

Проведена проверка наличия и состояния документов постоянного хранения фондов: совхоз им.Володарского-295 дел за 1977-1989 годы - документы постоянного хранения и 180 дел за 1966-1985 документы по личному составу (1кв.), совхоз «Серебрянский» 150 дел за 1977-1989 годы постоянного хранения и 180 дел за 1944-1990 годы документы по личному составу (2кв.), совхоз «Лужский» 100 дел за 1977-1989 годы постоянного хранения и 200 дел за 1965-1992 годы документы по личному составу (3кв.), Лужский Лесхоз 110 дел за 1980-1989 годы постоянного хранения и 130 дел за 1977-1990 годы документы по личному составу (4кв.)

В связи с тем, что при работе с документами совхоза «Новый Мир» по личному составу за 1989-1996 годы обнаружено частичное нарушение и отсутствие нумерации было проверено 2000 листов и пронумеровано 2200 листов. Проводились работы по перешифровке дел следующих организаций: Лужского горисполкома за 1980-1985 годы, Отдела культуры за 1981-1982 годы, ГОРОНО за 185-1990 годы, всего перешифровано 200 дел. В связи с проверкой наличия проведена выверка учётных документов 2-х фондов: фонд №49 (совхоз «Партизан») и фонд №43 (совхоз «Правда»).

Проведено картонирование вновь принятых похозяйственных книг Администрации Лужского городского поселения, документов постоянного хранения Администрации Лужского городского поселения(постановления, распоряжения), всего закортонировано 200дел. В связи с приёмом на хранение похозяйственных книг, дел постоянного хранения Администрации Лужского городского поселения с картонированием и рациональным расположением документов проведено внутриархивное перемещение документов 25 коробок Администрации Лужского района 1992-1995 годы - 1кв., 25 коробок МО «Лужский район» – 2 кв., 25 коробок Лужского ГОРОНО – 3 кв., 25 коробок Лужского сельского Совета и Володарского сельского Совета – 4 кв.

В целях профилактики биологического повреждения документов, улучшения их физического состояния, поддержания оптимальных условий для хранения проведено обеспыливание с выемкой документов следующих организаций: совхоз «Сокол» 29 коробок док-тов постоянного хранения за 1977-1989 годы и 26 коробок документов по личному составу за 1966-1989 годы, совхоз «Новый Мир» 36 коробок документов постоянного хранения за 1977-1989 годы и 39 коробок документов по личному составу за 1980-1990 гг обеспыливание без выемки дел 135 коробок документов постоянного хранения сельских Советов Лужского района (внутриархивное перемещение) и 55 коробок документов по личному составу колхозов Лужского и Оредежского районов за 1944-1960 годы.

В связи с приёмом документов на хранение проводился учёт фондов и документов:

- постановка на учёт вновь принятых 3 фонда: ЗАО «Скреблово» фонд Л-383 , АОЗТ «Фабрика нетканых материалов» фонд Л-384, Администрация Лужского городского поселения Л-73;

- постановка на учёт вновь принятых документов от организаций по существующим 5 фондам: Ям-Тесовский сельский Совет фонд №16, Серебрянский сельский Совет фонд №9, Володарский сельский Совет фонд №6, МУП «Лужское жилищное хозяйство» фонд Л-374, «Лужский мясокомбинат» фонд Л-202.

Составлено 2 паспорта архива (документов архивного отдела администрации Лужского муниципального района и документов собственности Ленинградской области).

Проводилось усовершенствование и переработка описей организаций: совхоз «Скреблово» по личному составу за 1982 год, совхоз «Новый Мир» по личному составу за 1990 год.

В течение года проводилась каталогизация документов и составлены 60 карточек по документам постоянного хранения Администрации МО «Лужский район» за 1997-2003 годы (150 дел) по теме «Предоставление земли в аренду и собственность для организации и установки павильонов, ведения крестьянских хозяйств», регистрация уставов образовательных учреждений.

Продолжено составление дополнений к историческим справкам фондов и составлено 8 дополнений: фонд №46 - совхоз «Серебрянский», фонд №47 – совхоз «Скреблово», фонд Л-374 - МУП «Лужское жилищное хозяйство», сельские Советы Лужского района: фонд №12 - Мшинский, фонд №6 - Володарский, фонд №3 - Волошовский, фонд №13 - Осьминский, фонд №9 Серебрянский,

Продолжена работа с картотеками:

- по истории организаций, учреждений и предприятий города и района составлено 6 карточек (МУП «Лужское жилищное хозяйство», Лужское ремонтно-строительное управление(РСУ), ООО «НЕТМА», АОЗТ-ЗАО «Скреблово», администрация Лужского городского поселения, АОЗТ «Серебрянское» );

- по административно-территориальному делению района и составлены 2 карточки (дер.Берег, Колодно, Слапи Лужского с/с).

Продолжено ведение базы данных и введено: 3 фонда: фонд №35 - совхоз им.Дзержинского, фонд №36 - совхоз им.Коммунаров, фонд №37- совхоз «Красный Маяк»; 3 описи этих фондов; 960 дел (фонд № 35 – 303дела за 1979-1996 годы, фонд № 36 – 352 дела за 1977-1993 годы, фонд № 37 – 305 дел за 1977-1993 годы).

В 2014 году приняты на хранение документы в количестве 203 дела управленческой документации и 368 дел по личному составу.

В 2014 году утверждены на ЦЭПМК архивного управления Ленинградской области описи постоянного хранения (124 заголовка) и согласованы на ЭПМК администрации Лужского муниципального района описи дел по личному составу (156 заголовков) (приложения № 3 и № 4).

Согласованы на ЭПМК администрации Лужского муниципального района:

- 5 номенклатур дел (Администрация Лужского городского поселения, МОУ «Средняя общеобразовательная школа №4», МОУ «Средняя общеобразо-вательная школа № 3» , МОУ «Средняя общеобразовательная школа № 5» на 2014 год (1кв.), 6 номенклатур дел (Администрация Лужского муниципального района, Комитет финансов Лужского муниципального района, ГКООУ «Лужская санаторная школа-интернат», ГКОУ «Толмачёвский детский дом», МОУ «Средняя общеобразовательная школа №6», ЛОБСГУСО «Лужский психоневроло-гический интернат» на 2014 год (4кв.);

- 3 акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению: Администрации Лужского городского поселения (общий отдел за 2006-2013 годы) и Администрации Лужского муниципального района (отдел бухгалтерского учета за 2006-2009 годы) (1 и 2 кв.), Комитет финансов Лужского муниципального района за 2006-2009 годы (4кв.).

В течение 2014 года проведены 12 заседаний ЭПМК администрации Лужского муниципального района.

В 2014 году разработаны:

- инструкция по делопроизводству Администрации Лужского муниципального района (4кв.);

- номенклатура дел на 2014 год Администрации Лужского муниципального района (4кв.);

- 2 акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Администрации Лужского городского поселения (общий отдел за 2006-2013 годы), Администрации Лужского муниципального района(отдел бухгалтерского учета за 2006-2009 годы) (1 и 2 кв.).

- в 4 кв.2014 года разработан проект нормативно-организационного документа (распоряжение о назначении ответственных в структурных подразделениях администрации Лужского муниципального района за обеспечение сохранности и передачу документов в архивный отдел)

Оказана методическая помощь по вопросам организации архивов, экспертизы ценности документов, их упорядочения, составления описей дел и актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения ответственным лицам с посещением организаций: ГКООУ «Лужская средняя школа №6», ГКОУ «Лужский дом ребенка» (1кв.), ГП «Лужское ДРСУ», Комитет образования администрации Лужского муниципального района, Лужский райпотребсоюз, Совет депутатов Лужского муниципального района (2кв.), ГКС (к) ОУ ЛО «Лужская специальная школа-интернат» (3кв.), Комитет финансов Лужского муниципального района, Администрация Лужского городского поселения (4кв.). В архивном отделе, по телефону и при помощи электронной почты оказаны консультации ответственным лицам за делопроизводство и архивы организаций по вопросам экспертизы ценности документов, их упорядочения, составления описей дел и актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.

В 2014 году продолжена справочная работа и исполнено 2120 тематических запросов, т.е. выдача копий и выписок из Решений, Постановлений, Распоряжений, Приказов о предоставлении земельных участков гражданам и организациям, о предоставлении муниципального жилья, о разрешении и узаконении строительств, об опекунстве и усыновлении, о регистрации и реорганизации предприятий и организаций и др. и 810 социально-правовых запросов, т.е. выдача архивных справок о подтверждении трудового, льготного стажа и учёбы, начисления заработной платы и др. В течение 2014 года на личном приёме принято 1600 человек.

В 2014 году обновлены стенды постоянно действующих 2выставок: "Хроника архивного строительства» в связи с 96-летием государственной архивной службы и «История земли Лужской», посвященная Дню города. Подготовлена статья в газету «Лужская правда» в связи с 96-летием государственной архивной службы и 3 интернет-статьи по документам, находящимся на хранении в архивном отделе (заводы, фабрики и предприятия города и района). Подготовлено выступление-презентация «Архивные документы и их использование в работе архивного отдела администрации Лужского муниципального района» на Совете депутатов Лужского муниципального района. Продолжена работа в отношении выявления держателей фондов личного происхождения с Иванцовым Н.И. Проведены 4 семинара по вопросам делопроизводства и архивного дела согласно плана проведения семинарских занятий.

Проведена санитарно - гигиеническая обработка (дезинфекция) средств хранения в хранилищах № 1 и № 2. Проводились систематические наблюдения за рабочим состоянием приборов, регистрирующих температурно-влажностный режим в хранилищах и противопожарным состоянием, регистрация показаний в журналах.

ОТЧЁТ о работе архивного отдела за 2013 год

Согласно паспорта архивного отдела на 01.01.2014 на хранении числится 46656 единиц хранения на бумажной основе (389 фондов), из них:

- 14185 единиц хранения - управленческая документация, срок хранения - постоянно, хронологический период 1977-2012 гг.,

в том числе документов собственности Ленинградской области - 13704 единиц хранения (58 фондов);

- 32471 единиц хранения – документы по личному составу, срок хранения - 75 лет, хронологмческий период 1944-2013 гг.

Использование архивных документов

Приоритетным направлением в работе архивного отдела стало использование документов и исполнение запросов тематических и социально-правового характера. За 2013 год выдано 2370 архивных справок, выписок и копий документов, из них:

- 1528 архивных копий и архивных выписок из правоустанавливающих документов, подтверждающих право на землю, жилую площадь, жилые и дачные дома и др.имущественные права, а также подтверждающих разрешение на индивидуальное строительство, использование земельных участков под садоводческие участки, доли, паи и огороды, регистрацию кооперативов, частных и совместных предприятий, их Уставов,

в том числе по документам собственности Ленинградской области - 1492;

и 842 архивных справки, подтверждающих трудовой стаж, начисление заработной платы, предоставление очередных и декретных отпусков, выплату кредитов и ссуд.

Срок исполнения архивных копий и выписок 2-5 дней, архивных справок - 1-2 недели, в зависимости от объёма запрашиваемой информации и наличия поисковых данных. Спрос на архивную информацию и необходимость использования архивных документов сохраняются.

Обеспечение сохранности архивных документов

Как следствие интенсивного использования документов стали и такие показатели в работе, как обеспечение физической сохранности документов и проведение инвентаризации:

- проверено наличие и состояние 1397 единиц хранения, в том числе документов собственности Ленинградской области – 688;

- улучшено физическое состояние обложек 52 единиц хранения;

- пронумеровано в делах 3462 листов;

- проведено картонирование 187 единиц хранения, в том числе документов собственности Ленинградской области – 179;

- проведено внутриархивное перемещение дел 88 коробок с документами,в том числе коробок с документами собственности Ленинградской области – 88;

- проведено обеспыливание 320 коробок с документами, в том числе с документами собственности Ленинградской области – 153.

В хранилищах для документов имеются 2 прибора измерения температуры и влажности, 10 углекислотных огнетушителей и охранно-пожарная сигнализация, в том числе для документов собственности Ленинградской области – 1 прибор, 3 огнетушителя и охранно-пожарная сигнализация.

Учёт архивных документов

На 01.01.2014 введено в Базу данных в программе «Архивный фонд» 390 фондов, 284 описи и 6182 дела,

На 01.01.2014 числится 488 описей на документы на бумажной основе (85 описей на управленческую документацию и 403 описи на документы по личному составу), в том числе на документы собственности Ленинградской области – 78.

На 01.01.2014 закаталогизировано 7 фондов, составлено и включено в каталог 1179 карточек, в том числе 7 фондов и 1068 карточек по документам собственности Ленинградской области.

Комплектование архивных документов

Для хранения документов и комплектования архивного отдела на 01.01.2014 оборудованы 2 архивохранилища 131,9 м2 и 58,1м2, в том числе 58,1 м2 для документов собственности Ленинградской области.

Загруженность на 01.01.2014 2-х архивохранилищ составляет 113,5% . За 2013 год принято 1116 дел, в том числе документов собственности Ленинградской области – 187 дел.

На хранение были приняты документы:

- Администрация Лужского района за 1992 год;

- Отдел культуры администрации Лужского района за 1991-1996 годы;

- Отдел культры МО "Лужский район" за 1997 год;

- Лужское СПТУ-20 за 1975-2005 годы;

- Лужское СПТУ-25 за 1974-2007 годы;

- Оредежский сельский Совет за 1983-1985 годы;

- Лужский сельский Совет за 1980-1983 годы;

- Приозёрный сельский Совета за 1980-1985 годы;

- Пристанский сельский Совет за 1980-1985 годы;

- МП "Лужские тепловые сети" за 1968-2010 годы;

- ПО ООО РАУ МОИ "Блокадники" за 2007-2011 годы;

- ООО "Лужская управляющая компания" за 2007-2012 годы;

- Строительный трест № 64 "Главзапстрой" за 1977-1992 годы;

- ПМК-106 треста № 64 "Главзапстрой" за 1977-1992 годы;

- ПМК-106 АОЗТ "Лугастройтрест" за 1993-1997 годы;

- Домоуправление треста № 64 "Главзапстрой" за 1976-1988 годы;

- СПМК-313 треста № 64 "Главзапстрой" за 1979-1986 годы;

- КПП-2 треста № 64 "Главзапстрой" за 1978 год;

- ПМК-287 треста № 64 "Главзапстрой" за 1977-1992 годы;

- УМ-310 треста № 64 "Главзапстрой" за 1981-1992 годы;

- УМ-310 АОЗТ "Лугастройтрест" за 1993-1997 годы

Дата редактирования: 13-06-2017 в 12:33Редактор Сизова Т.Н.

Поиск по сайту

Анонсы

‹ ›

Жалобы на всё

Не убран мусор, яма на дороге, не горит фонарь? Столкнулись с проблемой — сообщите о ней!

Copyright (c) 2010-2024. Официальный сайт администрации Лужского муниципального района.
Использование любых материалов разрешено при условии наличия ссылки.